Effizienz ist der Schlüssel zum Erfolg. Ohne Effizienz gibt es keinen Fortschritt. Zunächst müssen wir die Ziele identifizieren, auf die wir hinarbeiten, und unser Handeln danach ausrichten. Um maximalen Erfolg zu erzielen, sollten wir unsere Zeit und unser verfügbares Geld bestmöglich nutzen.
Produktives Arbeiten wird definiert als das Verhältnis von Aufwand zu Ertrag, welches je nach Beruf und Tätigkeitsbereich unterschiedlich sein kann. Bei Arbeitnehmern wird der Aufwand in der Regel durch die Arbeitszeit oder den Einsatz gemessen. Um die Produktivität zu steigern, besteht die Möglichkeit, den Ertrag bei gleichem Aufwand zu erhöhen oder den Aufwand zu reduzieren, ohne den Ertrag zu mindern.
4 Wege zur Steigerung der Produktivität
Steigere deine Produktivität mit diesen 4 Methoden.
1. Die Ivy Lee Methode
Ivy Lee, ein Experte für Produktivität, hat eine Methode entwickelt, um effektiver zu arbeiten und weniger Zeit zu verschwenden.
Die Ivy Lee Methode lässt sich in fünf grundlegende Schritte unterteilen.
- Notiere am Ende eines Arbeitstages die sechs bedeutendsten Aufgaben für den kommenden Arbeitstag auf einer Liste.
- Ordne diese Aufgaben nach ihrer Bedeutung, um für den nächsten Tag eine klare Übersicht über anstehende Aufgaben zu haben.
- Fokussiere dich am nächsten Tag ausschließlich auf die erste Aufgabe und arbeite daran, bis sie vollständig erledigt ist. Lasse die anderen Aufgaben vorerst beiseite und konzentriere dich nur auf diese eine.
- Hast du die Aufgabe erledigt? Bitte aktualisiere deine Liste. Sind neue Aufgaben hinzugekommen oder können welche gestrichen werden?
- Hast du deine Liste überarbeitet? Dann starte mit der obersten Aufgabe und arbeite mit voller Konzentration daran.
Setze diesen Ablauf bis zum Ende des Tages fort und falls etwas nicht abgeschlossen werden konnte, hat es für den nächsten Tag höchste Priorität.
Alle neuen Aufgaben werden an die bestehenden Aufgaben angehängt und vervollständigen die Liste für den nächsten Arbeitstag.
2. Die Zwei Minuten-Regel
Selbstmanagement spielt eine entscheidende Rolle, um die Produktivität zu steigern.
Die „2-Minuten-Regel“ zählt zu den Instrumenten des Zeitmanagements und hat den Zweck, kleine, jedoch bedeutende Aufgaben nicht kontinuierlich zu verschieben. Aufgrund ihrer simplen Anwendung und der unmittelbaren Umsetzbarkeit erfreut sich diese Regel großer Beliebtheit.
Jede Aufgabe, die innerhalb von zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, wird umgehend bearbeitet.
Die Aufgabe wird umgehend erledigt, selbst wenn sie nicht oberste Priorität hat. Dadurch wird sie schnell erledigt und kann direkt abgehakt werden.
Nicht alle Aufgaben sind natürlich für die Zwei-Minuten-Regel geeignet. Jedoch eignen sich alle Aufgaben, die relativ dringend sind und innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können, gut für diese Methode. Es ist jedoch wichtig, die Zwei-Minuten-Regel nicht zu streng zu nehmen. Wenn eine Aufgabe auch mal drei oder vier Minuten dauert, ist das nicht schlimm. Das Wichtigste ist, dass man sie schnell erledigt und aus dem Kopf hat.
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3. Outsourcing
Externe Dienstleister werden beim Outsourcing beauftragt, um spezifische Aufgaben oder interne Abläufe zu übernehmen, für die das eigene Unternehmen entweder nicht über das erforderliche Fachwissen verfügt oder die zu kostspielig wären. Dadurch wird die Leistung nicht intern erbracht, sondern von einem externen Dienstleister erbracht.
Vorteile von Outsourcing:
- gesteigerte Effizienz
- Kostensenkung
- Zeitersparnis
- Es ist nicht erforderlich, neue Mitarbeiter einzustellen.
- vermindertes Risiko
- Erproben von neuen Prozessen
- Verbesserung der Qualität
- mehr Zeit für Hauptaufgaben
Oftmals steht der Aufwand, der nötig wäre, um sich die erforderlichen Fähigkeiten anzueignen oder die benötigte Ausrüstung zu beschaffen, in keinem Verhältnis zum Aufwand, einen externen Dienstleister hinzuzuziehen. Zudem leidet die Qualität häufig, wenn Unternehmen sich dazu entscheiden, alle Aufgaben selbst zu übernehmen. Daher ist es oft kostengünstiger und qualitativ besser, Unterstützung von außen in Anspruch zu nehmen.
4. Die Getting-Things-Done-Methode
Die GTD-Methode stellt ein System des Zeitmanagements und der Produktivität dar, das dich dabei unterstützt, deine Aufgaben auf effiziente und stressfreie Weise zu bewältigen.
Die GTD-Methode basiert auf der schriftlichen Organisation und Erfassung aller Aufgaben, die du erledigen musst. Indem du diese niederschreibst, kannst du sicherstellen, dass du nichts vergisst und deinen Kopf für andere Dinge frei machen.
Die Getting-Things-Done Methode lässt sich in fünf Schritte unterteilen.
Sammeln
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um alle Aufgaben und zukünftige Termine zu erfassen. Du kannst dafür sogenannte Ordnungssysteme nutzen, wie zum Beispiel digitale oder analoge Eingangskörbe. Beim ersten Mal kann das Sortieren der Eingangskörbe zeitaufwändig sein und einige Zeit in Anspruch nehmen. Sobald du sie jedoch einmal sortiert hast, kannst du sie in der Regel innerhalb weniger Minuten erledigen.
Verarbeiten
Überprüfe deinen vorher erstellten Eingangskorb und betrachte alle deine ToDos. Es ist ratsam, eine Kategorisierung vorzunehmen, um festzustellen, ob du die Aufgabe selbst erledigen kannst oder nicht und wie viele Schritte erforderlich sind, um sie abzuschließen.
Organisieren
Es ist ratsam, dass du alle ToDos, die du dir zugeordnet hast, weiter bearbeitest. Du solltest deine Termine in den Kalender eintragen, Projekte auf eine Projektliste setzen und eine Liste mit den nächsten Schritten erstellen.
Erledigen
Um deine Priorisierung festzulegen und zu entscheiden, was du als nächstes erledigen möchtest, ist es wichtig folgende Kriterien zu berücksichtigen: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität. Sind diese vier Kriterien geklärt, ergibt es sich von alleine, welche Aufgabe du als nächstes von deiner Liste streichst.
Durchsehen
Sobald du eine umfassende Übersicht über all deine Aufgaben erstellt hast, ist es von großer Bedeutung, diese regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Es ist wichtig, dass deine Organisation stets auf dem neuesten Stand ist und nicht veraltet. Dadurch kannst du auch deine zukünftigen Aufgaben und Tage besser planen.
Die Getting-Things-Done-Methode gewährleistet durch diese Schritte, dass sämtliche Aufgaben fristgerecht erledigt werden und bietet ein umfassendes Organisationssystem für all deine bevorstehenden Projekte.
